오피스라이프

많은 기업 내에 협업은 이제 필수적인 업무방식으로 자리잡았어요. 협업의 증가로 정해진 공간에서 일하는 것보다 개방된 공간에서 함께 자유롭게 일하는 게 자연스러워졌답니다. 수직적 기업문화에서 수평적 기업문화로 변화하면서 자유롭고 창의적인 분위기를 형성하려는데서 출발한 거죠.

페이스북이 축구장 7개 크기의 개방형 사무실 공간을 만든 것도 이런 트렌드를 잘 반영하고 있어요. 페이스북뿐만 아니라 실리콘밸리의 많은 기업들이 개방형 공간을 활용해 구성원의 창의력을 향상 시키는 환경을 만들고 있죠.

그런데 협업을 위한 공간이 늘어날수록 업무에 몰입할 수 있는 개인 업무 공간은 사라지고 있습니다. 개방된 공간은 자유로운 의사소통을 가능하게 했지만 주변의 환경의 영향을 받지 않고 혼자 집중할 수 있는 업무공간은 사라지게 된 거죠. 업무에 집중할 수 있는 개인 업무 공간은 왜 필요한 걸까요?

최근 많은 대기업들이 기업 문화 딥체인지에 나섰습니다. 수평적 기업문화를 더욱 확산 시키기 위해 기업문화를 변화시키려는 시도를 시작한 것인데요. 기업 내에 밀레니얼 세대가 많아지면서 기존의 수직적 기업문화를 지속하는 것은 오히려 직원들의 업무 효율성은 물론 자유로운 의사소통을 어렵게 만들기 때문입니다.

또한 수시로 태스크포스(TF)팀을 결성해 빠르게 부서 간 협업을 진행하는데요. 이는 직원 간 부서 간 구분을 없애 언제든지 효율적인 커뮤니케이션을 가능하게 하고, 조직 내 다양성을 존중하는 조직문화를 형성하는 역할을 합니다. 그런데 잦은 협업이 오히려 업무 집중력을 방해한다는 사실 알고 계셨나요?

오픈 오피스는 자유로운 소통을 가능하게 한다는 장점이 있지만 한편으로는 업무 집중력을 떨어트린다는 단점도 있습니다. 취업포털 사이트 인크루트의 조사 결과에 따르면 직장인들의 집중력이 지속되는 시간은 평균 2시간 30분으로 8시간 근무 기준으로 전체 근무시간의 31.3% 정도를 집중하는건데요. 수시로 협업을 진행하면서 업무 집중력이 계속 분산되면서 업무 효율성이 떨어지게 됩니다.

오픈형 사무실에서는 원치 않는 소음은 물론 다른 이들의 대화까지 들으며 일하게 만듭니다. 시끄럽게 산만한 업무 환경 때문에 집중력 저하는 물론 업무 진행 방향 파악을 어렵게 만들어 업무가 계속 지연되게 되죠.

사람이 한 가지 일에 집중하는 상태로 바로 들어가는 것은 쉽지 않습니다. 사람의 집중력은 스위치를 껐다 켜듯 한 번에 바뀌지 않아요. 시드니 대학의 연구결과에 따르면 개방된 공간에서 발생하는 여러 소음이 업무에 지장을 주는 것으로 밝혀졌어요. 일을 시작하려고 할 때 갑자기 옆에서 말을 걸거나 업무를 지시하면 두뇌는 방해 요소에 반응해 집중력이 떨어지게 됩니다.

최근 기업들은 오픈형 공간과 함께 1인 업무 공간도 함께 늘리고 있는 추세인데요. 개방형 사무실은 약간의 프라이버시도 허용하지 않아 어디서든 노출되어 있다는 압박감을 느끼게 됩니다. 결국 높은 스트레스를 받아 실수는 늘어나고 업무 효율을 떨어지게 되죠. 그래서 집중력을 높이고 싶을 때는 협업 공간에서 벗어나 1인 업무 공간을 이용하는 것이 좋습니다.

꿈의 직장이라 불리는 구글은 개방형 사무실로 유명합니다. 회사 안에 다양한 공간 들이 마련되어있어서 언제 어디서든지 자유롭게 협업을 할 수 있죠. 그런데 창의적 사고를 위해 개방된 사무실을 활용하는 것도 좋지만 구성원 개개인의 프라이버시를 보호해야하는 것이 아니냐는 의견들이 쏟아져 나왔고 결국 개인 업무 공간을 늘렸습니다.

그 결과 구글 구성원들은 소음으로 인한 생산성 저하가 줄어들고 주의력, 생산성 면에서 큰 만족도를 얻을 수 있었다고 해요. 단순히 협업이 중요한 것이 아니라 개인의 업무 능력을 향상 시키는 것도 중요하다는 것을 알려주는 사례죠.

마이크로소프트는 초기에 개방형 디자인을 적용했지만 시끄럽고 혼란스러운 개방형 공간의 특성상 고도의 집중력을 필요로 하는 개발자들에게는 맞지 않았어요. 그래서 이후 팀원들의 피드백을 반영해 개방형 공간을 줄이고 개발자들의 사생활과 생산성을 위해 오히려 개인형 공간을 늘렸답니다.

그 결과 마이크로소프트의 클라우드 솔루션 Azure 사업이 급성장했고, 직원들의 업무 생산성이 높아졌습니다. 마이크로소프트는 앞으로 새로운 사무실 디자인을 20%에서 80%까지 확대해나갈 계획이라고 밝혔습니다.

최근 스타벅스는 공유 오피스와 결합한 새로운 컨셉의 카페를 일본 도쿄에 오픈했습니다. 그동안 스타벅스에서는 볼 수 없었던 새로운 공간을 디자인한 것으로 주목받고 있어요. 카페 1층은 좌석이 전혀 마련되어있지 않고, 2층은 개인 업무 공간과 협업 공간으로 이루어져 있습니다. 협업 공간은 개방형 공간으로 다양한 크기의 테이블로 이루어져 있죠.

주목해야할 것은 개인 업무 공간입니다. 여러 개의 개인 부스로 구성되어있어서 마치 독서실을 연상 시키는데요. 카페에 개인 공간이라니 다소 놀랍지만 아주 만족도가 높다고 해요. 천장과 전방이 뚫려있어 답답한 느낌이 적고 채광이 좋아 업무 집중도를 높여줍니다. 게다가 화상회의를 할 수 있는 부스까지 마련되어 있어 개인 업무를 처리하기에도 효과적이에요. 최근 재택근무자가 늘어나면서 답답한 집안보다 카페 공간에서 일하는 사람들이 늘어나면서 새로운 업무 공간으로 떠오르고 있답니다.

기업은 개인의 역량이 충분히 발휘될 수 있는 환경을 만드는 것에 관심이 많습니다. 공유 오피스 역시 입점한 멤버들의 업무 능률 향상에 많은 신경을 쓰고 있는데요. 최근 개인 업무 공간에 대한 수요가 늘어나면서 공유 오피스 내 공간을 활용해 1인 업무 공간을 만드는데 주력하고 있습니다.

일명 포커스 데스크라고 불리는 1인 업무 공간은 개인의 필요에 따라 자유롭게 활용이 가능하기 때문에 유연한 업무 환경을 제공합니다. 더불어 프리랜서와 같이 1인 사무실을 원하는 사람들이 사용하기에도 좋다는 장점이 있어요.

다른 사람과 일을 하면서도 혼자만의 시간이 꼭 필요한 순간이 있는데요. 그럴 때 포커스 데스크와 같은 개인 업무 공간을 잘 활용하면 업무 집중도는 물론 생산성도 높일 수 있어서 1석 2조의 효과를 볼 수 있습니다. 구성원 스스로 자율적으로 일할 공간을 선택하면 혁신적으로 업무를 수행할 확률도 높아진답니다.

어떤 공간이든 모두 장단점을 가지고 있습니다. 단순히 폐쇄형이냐 개방형이냐를 따지기 보다 집중할 수 있는 공간과 협업 공간을 균형 있게 구성하는 것이 중요하죠. 또한 업무 특성에 맞게 구성원들이 자율적으로 일하는 공간과 일하는 방식을 선택할 수 있게 하는 것이 건강한 업무 환경을 만드는 지름길 아닐까요?