직장인이라면 반드시 알아야 할 '업무 스킬'

조회수 2021. 04. 20. 21:57 수정
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★출간 즉시 베스트셀러★ 『눈치껏 못 배웁니다, 일센스』
🧒(직장인 1): 새 파일을 어디에 저장할지 한참 고민했어요.
👩‍🦰(직장인 2): 똑같은 파일이 여기저기 들어 있어요.
👩‍🦱(직장인 3): 파일 하나 찾으려고 오만 가지 폴더에 다 들어가 봤어요.
바탕화면이 쾌적해지는
‘폴더 정리’의 법칙 3

잠시 창을 내리고 내 컴퓨터의 바탕화면을 확인해보자. 혹시 바탕화면이 정체불명의 파일 더미들에 점령당하진 않았는가?


바탕화면을 너무 많은 파일이 차지하고 있으면 컴퓨터 속도가 느려지는 것은 물론, 파일을 찾는 스트레스로 인해 업무의 효율성 역시 떨어지게 된다. 쳐다보는 것만으로도 답답한 이런 PC 환경과는 이제 그만 헤어지는 게 어떨까?


필요한 파일을 손쉽게 찾을 수 있도록, 쾌적한 바탕화면을 되찾을 수 있게 돕는 ‘폴더 정리 법칙’ 3가지를 소개한다.

폴더 순서는
대분류부터 정렬하기

출처: ⓒ책_『눈치껏 못 배웁니다, 일센스』

폴더 구조는 큰 것에서 작은 것, 대분류에서 소분류 순서로 생성한다. 이렇게 폴더에 진입할수록 세부 카테고리가 점점 펼쳐지도록 구성하면, 파일을 찾을 때 고민이 적어진다.

1) 대분류: 과일 프로젝트
2) 중분류: 딸기, 사과, 포도
3) 소분류: 추진계획, 중간보고, 결과보고
이렇게 하면 최상단 ‘과일_프로젝트’ 폴더에서 바로 눈에 보이는 대로 ‘딸기>중간보고’ 순서로 들어가면 된다. 이처럼 폴더는 항상 계층화 구조로 만드는 습관을 들이자.

폴더명 앞은
숫자로 정리하기

출처: ⓒ책_『눈치껏 못 배웁니다, 일센스』

a, b, c와 같은 알파벳은 개수에 제한이 있고 정렬했을 때 가독성이 떨어진다. 대분류는 숫자 001, 002, 003으로, 중분류는 01, 02, 03으로 번호를 매긴다. 덜 중요한 폴더는 각각 999, 998 또는 99, 98과 같은 번호를 써서 맨 아래로 밀어둔다.


이렇게 하면 정렬을 활용하면서 동시에 대분류와 중분류, 소분류를 시각적인 요소로 구분해 인식할 수 있다.

조회 수가 높은 폴더는
상단에 위치시키기

출처: ⓒ책_『눈치껏 못 배웁니다, 일센스』
처음에 생성할 땐 하위에 뒀다가 최근 들어 참조할 일이 많아진 폴더는 상단으로 재배치하면 그만큼 클릭 수가 줄어든다. 반대로 프로젝트가 종료되거나 업무가 변경되어 더 이상 열어볼 일이 없는 폴더는 새로 폴더를 만들어 아예 하단으로 빼주면 눈에 거슬리지 않는다.

주의해야 할 점은 폴더를 이동할 때는 해당 경로에 들어 있는 파일이 다른 문서에 링크돼 있으면 에러가 뜰 수 있는 것이다. 그러니 폴더를 옮길 땐 충분히 고려한 뒤에 행동하도록 한다.
16만 직장인들의 랜선 선배!
유튜브 '공여사들’의 뼛속까지
로지컬한 오피스 꿀팁!

일상에서 반복하는 일들에 대해 나만의 루틴을 만들어두면 뇌를 쓸 일이 적어진다. 이런 루틴을 업무에 적용할 때 가장 효과가 좋은 것 중 하나가 배경화면 ‘폴더 관리’이다. 직장에서 우리 곁에 늘 함께하는 것이기 때문이다. 


앞서 살펴본 방식으로 언제든 작동하는 나만의 시스템(환경)을 구축해두면 일할 때마다 불필요하게 고민할 필요가 없다. 매 순간 뇌가 지는 부담은 크게 덜어주면서, 업무 방식을 개선해 생산성은 높아진다.


책 《눈치껏 못 배웁니다, 일센스》에는 유튜브 '공여사들'에서 다룬 직장생활 팁 콘텐츠가 체계적으로 정리되어 있으며, 영상에 담지 못한 노하우까지 만나볼 수 있다. 아울러 실제 직장생활을 하면서 직접 체득한 ‘일센스’까지 눅진하게 압축되어 있다. ‘모두의 랜선 선배’ ‘옆자리 친절한 과장님’의 마음으로 전수하는 일센스를 획득하여, ‘신입’ ‘미숙’의 꼬리표를 떼보자!



❝이메일 작성법부터 엑셀 기본기까지❞


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『눈치껏 못 배웁니다, 일센스』


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★ 직장인 업무 스킬 '로직'으로 총정리

√ 한눈에 들어오는 파일 네이밍 규칙
√ 센스 터지는 나만의 폴더 구조 만들기
√ 산더미 같은 일 목록을 빠르게 처리하는 법
√ 일 잘하는 사람의 메일 쓰기 체크리스트
√ 글 못 쓰는 사람을 위한 메일 양식화 스킬

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